แนวปฏิบัติการจัดเก็บเอกสารภายในและภายนอก

  

แนวปฏิบัติการจัดเก็บเอกสาร

ภายในและภายนอก

 

งานเลขานุการกลาง

มหาวิทยาลัยเนชั่น

งานสารบรรณ

งานสารบรรณ โดยในทางการปฏิบัติ งานสารบรรณเป็นงานที่เกี่ยวกับหนังสือ อาทิ การร่าง เขียน พิมพ์ จดจำ ทำสำเนา รับ ส่ง บันทึก โต้ตอบ จัดเก็บ ค้นหา และทำลาย ทั้งนี้ต้องเป็นระบบที่ให้ความสะดวกรวดเร็ว ถูกต้องและมีประสิทธิภาพ ขั้นตอนและขอบข่ายของงานสารบรรณว่าที่เกี่ยวข้องกับเรื่องใดบ้าง เริ่มตั้งแต่

1.การผลิตหรือจัดทำเอกสาร (พิจารณา – คิด – ร่าง- เขียน ตรวจทาน สำเนา และเสนอลงนาม)

2.การส่ง (ตรวจสอบ – ลงทะเบียน – แจกจ่าย)

3.การรับ (ตรวจ – ลงทะเบียน – แจกจ่าย)

4.การเก็บรักษาและการยืม

5.การทำลาย

โดยอ้างอิงถึง ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 กำหนดไว้ว่า หนังสือราชการ คือเอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่

1.หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ

2.หนังสือส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก

3.หนังสือที่มีหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ

4.เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ

5.เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับชนิดของหนังสือ มี 4 ชนิด ได้แก่

5.1 หนังสือภายนอก

5.2 หนังสือภายใน

5.3 หนังสือสั่งการ(คณะ)

5.4 หนังสือประชาสัมพันธ์

และยังสามารถแบ่งแยกชั้นความเร่งด่วน หนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วมากขึ้น เป็นหนังสือที่งานสารบรรณต้องดำเนินการด้วยความรวดเร็วเป็นพิเศษ ดังนี้

1.ด่วนที่สุด ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติในทันทีที่ได้รับหนังสือนั้น

2.ด่วนมาก ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว

3.ด่วน ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่จะทำได้

1.ขั้นตอนการลงทะเบียนรับหนังสือ

หนังสือรับ คือ หนังสือที่ได้รับมาจากหน่วยงานภายนอก มีขั้นตอนการปฏิบัติดังนี้

1.จัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนของหนังสือเพื่อดำเนินการก่อนหลัง

2.ประทับตรารับหนังสือที่มุมบนด้านขวาของหนังสือ โดยกรอก เลขรับ วัน เดือน ปี และเวลาที่รับเอกสารนั้นๆ

3.ลงทะเบียนรับหนังสือในบันทึกในคอมพิวเตอร์ตามแบบฟอร์มทะเบียนรับ โดยแยกเป็นทะเบียนรับภายใน และทะเบียนรับภายนอก

4.ลงทะเบียนรับด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-mail) ในกรณีเร่งด่วน การจัดแฟ้มเสนอหนังสือต่อผู้บังคับบัญชา

 2.ขั้นตอนการเสนอหนังสือ

ขั้นตอนการเสนอหนังสือคือ การนำหนังสือที่ดำเนินการกระบวนการพิจารณาชั้นความเร่งด่วนเสร็จแล้วนำเสนอต่อผู้บังคับบัญชา เพื่อการพิจารณา บันทึก สั่งการ ทราบและลงชื่อการเสนอไปตามสายการปฏิบัติงาน ตามลำดับผู้บังคับบัญชา โดยเจ้าหน้าที่ผู้รวบรวมเรื่องเสนอ และแยกหนังสือที่เสนอออกเป็นประเภทตามชั้นความลับ ความเร่งด่วน จัดลำดับว่าเป็นเรื่องที่ต้องสั่งการ พิจารณา หรือเพื่อทราบแล้วนำเสนอใส่แฟ้มเสนอตามหน่วยงาน ผู้บริหาร คณบดีหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายที่ได้จัดไว้

  1. ขั้นตอนการส่งหนังสือ/จดหมายออก

หนังสือส่ง คือ เอกสารที่ส่งออกภายนอก โดยแบ่งออกเป็น 2 ลักษณะ มีขั้นตอนการปฏิบัติ ดังนี้

3.1.1.หนังสือภายนอก

3.1.1.1 ให้ตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วน ของหนังสือ

3.1.1.2 บรรจุซองแล้วปิดผนึก จ่าหน้าซองถึงผู้รับและผู้ส่งให้ชัดเจน

3.1.2.หนังสือส่งภายใน

3.1.2.1 ให้ตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วนของหนังสือ

3.2 ลงทะเบียนหนังสือ โดยการกรอกเลขทะเบียนส่ง จากหน่วยงานผู้ส่ง ถึงหน่วยงานผู้รับ ลายมือชื่อผู้รับ และวันที่รับหนังสือนั้น หากเป็นหนังสือเร่งด่วนจะส่งเอกสารผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-mail) ไปหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง และจึงประสานงานทางโทรศัพท์ facebook line e-mail เพื่อตรวจสอบการรับหนังสืออีกครั้ง   

  1. การยืมหนังสือ

การยืมหนังสือที่ส่งเก็บแล้ว ให้ปฏิบัติดังนี้

4.1 ผู้ยืมต้องแจ้งให้ทราบว่าเรื่องที่ยืมนั้นจะนำไปใช้ในงานใด

4.2 ผู้ยืมจะมอบหลักฐานการยืมให้เจ้าหน้าที่เก็บ แล้วลงชื่อรับเรื่องที่ยืมไว้ในบัตรยืมหนังสือและให้เจ้าหน้าที่เก็บรวบรวมหลักฐานการยืมเรียงลำดับ วัน เดือน ปี ไว้เพื่อติดตามทวงถาม ส่วนบัตรยืมหนังสือนั้น ให้เก็บไว้แทนที่หนังสือที่ถูกยืมไป

4.3 การยืมหนังสือระหว่างหน่วยงาน ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าหน่วยงานหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย

4.4 การยืมหนังสือภายในหน่วยงานเดียวกัน ผู้ยืมและผู้อนุญาตยืมต้องเป็นหัวหน้าหน่วยงานหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายการให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือ จะกะทำมิได้ เว้นแต่จะให้ดูเพื่อคัดลอกหนังสือ ทั้งนี้จะต้องได้รับอนุญาตจากหัวหน้างานหรือผู้ที่ได้รับหมายเท่านั้น

  1. การทำลายหนังสือ

งานสารบรรณได้จำแยกการทำลายเอกสารเป็น 3 ส่วนดังนี่

5.1 หนังสืองานประชาสัมพันธ์ทั่วระยะเวลาในการเก็บรักษา 1 ปี

5.2 หนังสืองานประชาสัมพันธ์ที่อ้างอิงเกี่ยวกับงาน เช่น เอกสารประกอบการพิจารณาต่าง ระยะเวลาในการเก็บรักษา 3 ปี

5.3 เอกสารอ้างอิงเกี่ยวกับการเรียนการสอน เช่น ข้อสอบ ผลการเรียนฯ เป็นต้น ระยะเวลาในการเก็บรักษา 5 ปี

เมื่อผ่านระยะเวลาในการเก็บรักษางานสารบรรณจะดำเนินการทำลายเอกสารด้วยเครื่องตัดมือโยก

 

ข้อความนี้ถูกเขียนใน งานเลขานุการกลาง คั่นหน้า ลิงก์ถาวร

ใส่ความเห็น

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องที่ต้องการถูกทำเครื่องหมาย *

*