ขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างวัสดุและบริการ

ขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างวัสดุและบริการ
1. บุคลากรที่มีความประสงค์จะจัดซื้อวัสดุ/จ้างทำวัสดุ ทำบันทึกข้อความขอซื้อ/ขอจ้าง โดยเรียนหัวหน้าศูนย์/ผู้อำนวยการ/คณบดี/ ผ่านเจ้าหน้าที่พัสดุ ทั้งนี้ ในบันทึกข้อความดังกล่าวต้องประกอบไปด้วยข้อความหลัก ๆ ดังนี้
1.1 เหตุผล และความจำเป็นที่จะต้องใช้
1.2 วันที่ที่จำเป็นต้องใช้
1.3 รายการวัสดุ
1.4 ปริมาณวัสดุแต่ละรายการ
1.5 ราคา โดยประมาณ
1.6 แผนงาน/งาน/โครงการ รวมทั้งหมวดเงินที่จะใช้ในการเบิกจ่าย
1.7 ผู้ขอซื้อ/ขอจ้าง

2. หัวหน้าศูนย์/ผู้อำนวยการ/คณบดี/รองอธิการบดี อนุมัติแล้ว เจ้าหน้าที่พัสดุหน่วยงานดำเนินการสืบราคาวัสดุที่จะซื้อ/จ้าง โดยขอเอกสารต่าง ๆ จากผู้ขาย ดังนี้
2.1 ใบเสนอราคา ซึ่งใบเสนอราคาต้องมีข้อความที่สำคัญ ๆ ดังนี้
2.1.1 ชื่อ และที่อยู่ ของสถานประกอบการของผู้ขาย
2.1.2 ปริมาณของวัสดุ
2.1.3 ราคาของวัสดุ ทั้งที่เป็นตัวเลข และตัวอักษร โดยระบุด้วยว่า เป็นราคารวมภาษี หรือไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
2.1.4 กำหนดส่งของ ที่สัมพันธ์กับระยะเวลาที่ต้องการใช้พัสดุ
2.1.5 กำหนดยืนราคา
2.1.6 ลายมือชื่อ และชื่อ-ชื่อสกุล ของผู้เสนอราคา
2.1.7 ตรายาง (หากไม่มีตรายาง ให้เขียนรับรองว่า ไม่มีตรายาง)

2.2 รายละเอียดของวัสดุ (ถ้ามี)
3. เจ้าหน้าที่พัสดุ หรือผู้สืบราคา ลงลายมือชื่อผู้สืบราคาที่ใบเสนอราคา
4. เจ้าหน้าที่พัสดุ ดำเนินการรวบรวมใบเสนอราคา ทั้งนี้ การจัดซื้อเรื่องเดียวกัน หากเป็นวัสดุที่มียี่ห้อ/รุ่น ใบเสนอราคาของแต่ละรายต้องเป็นวัสดุที่มียี่ห้อ/รุ่นเดียวกัน เพื่อเป็นฐานเดียวกันในการเสนอราคา และพิจารณาราคา
5. เมื่อผู้มีอำนาจอนุมัติ อนุมัติให้ดำเนินการจัดซื้อ เจ้าหน้าที่พัสดุ ตรวจสอบการอนุมัติว่าอนุมัติให้ดำเนินการอย่างไร เช่น ทำเป็นสัญญา ทำเป็นข้อตกลง หรือทำเป็นใบสั่งซื้อ/สั่งจ้างทุกครั้ง ห้ามเว้นว่างไว้เด็ดขาด
6. เมื่อผู้ขาย/ผู้รับจ้าง ส่งมอบวัสดุแล้ว เจ้าหน้าที่พัสดุตรวจสอบใบส่งของ และเจ้าของงานมา ตรวจรับให้เสร็จสิ้นโดยเร็วที่สุด
7. เจ้าหน้าที่พัสดุนำรายการสินค้ามาระบุในสต็อกสินค้า โดยแยกประเภทการการเบิกจ่ายวัสดุ เช่น วัสดุสำนักงาน และวัสดุงานบ้าน
8. หน่วยงานที่ขอซื้อ จัดทำใบขอเบิกวัสดุเพื่อนำไปใช้
9. ส่งเอกสารให้งานบัญชีเมื่อทำการตัดสต็อกเรียบร้อยแล้ว เพื่อตรวจสอบต่อไป