แนวปฏิบัติการจัดเก็บเอกสาร
ภายในและภายนอก
งานเลขานุการกลาง
มหาวิทยาลัยเนชั่น
งานสารบรรณ
งานสารบรรณ โดยในทางการปฏิบัติ งานสารบรรณเป็นงานที่เกี่ยวกับหนังสือ อาทิ การร่าง เขียน พิมพ์ จดจำ ทำสำเนา รับ ส่ง บันทึก โต้ตอบ จัดเก็บ ค้นหา และทำลาย ทั้งนี้ต้องเป็นระบบที่ให้ความสะดวกรวดเร็ว ถูกต้องและมีประสิทธิภาพ ขั้นตอนและขอบข่ายของงานสารบรรณว่าที่เกี่ยวข้องกับเรื่องใดบ้าง เริ่มตั้งแต่
1.การผลิตหรือจัดทำเอกสาร (พิจารณา – คิด – ร่าง- เขียน ตรวจทาน สำเนา และเสนอลงนาม)
2.การส่ง (ตรวจสอบ – ลงทะเบียน – แจกจ่าย)
3.การรับ (ตรวจ – ลงทะเบียน – แจกจ่าย)
4.การเก็บรักษาและการยืม
5.การทำลาย
โดยอ้างอิงถึง ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 กำหนดไว้ว่า หนังสือราชการ คือเอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่
1.หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ
2.หนังสือส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก
3.หนังสือที่มีหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ
4.เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ
5.เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับชนิดของหนังสือ มี 4 ชนิด ได้แก่
5.1 หนังสือภายนอก
5.2 หนังสือภายใน
5.3 หนังสือสั่งการ(คณะ)
5.4 หนังสือประชาสัมพันธ์
และยังสามารถแบ่งแยกชั้นความเร่งด่วน หนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วมากขึ้น เป็นหนังสือที่งานสารบรรณต้องดำเนินการด้วยความรวดเร็วเป็นพิเศษ ดังนี้
1.ด่วนที่สุด ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติในทันทีที่ได้รับหนังสือนั้น
2.ด่วนมาก ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว
3.ด่วน ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่จะทำได้
1.ขั้นตอนการลงทะเบียนรับหนังสือ
หนังสือรับ คือ หนังสือที่ได้รับมาจากหน่วยงานภายนอก มีขั้นตอนการปฏิบัติดังนี้
1.จัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนของหนังสือเพื่อดำเนินการก่อนหลัง
2.ประทับตรารับหนังสือที่มุมบนด้านขวาของหนังสือ โดยกรอก เลขรับ วัน เดือน ปี และเวลาที่รับเอกสารนั้นๆ
3.ลงทะเบียนรับหนังสือในบันทึกในคอมพิวเตอร์ตามแบบฟอร์มทะเบียนรับ โดยแยกเป็นทะเบียนรับภายใน และทะเบียนรับภายนอก
4.ลงทะเบียนรับด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-mail) ในกรณีเร่งด่วน การจัดแฟ้มเสนอหนังสือต่อผู้บังคับบัญชา
2.ขั้นตอนการเสนอหนังสือ
ขั้นตอนการเสนอหนังสือคือ การนำหนังสือที่ดำเนินการกระบวนการพิจารณาชั้นความเร่งด่วนเสร็จแล้วนำเสนอต่อผู้บังคับบัญชา เพื่อการพิจารณา บันทึก สั่งการ ทราบและลงชื่อการเสนอไปตามสายการปฏิบัติงาน ตามลำดับผู้บังคับบัญชา โดยเจ้าหน้าที่ผู้รวบรวมเรื่องเสนอ และแยกหนังสือที่เสนอออกเป็นประเภทตามชั้นความลับ ความเร่งด่วน จัดลำดับว่าเป็นเรื่องที่ต้องสั่งการ พิจารณา หรือเพื่อทราบแล้วนำเสนอใส่แฟ้มเสนอตามหน่วยงาน ผู้บริหาร คณบดีหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายที่ได้จัดไว้
- ขั้นตอนการส่งหนังสือ/จดหมายออก
หนังสือส่ง คือ เอกสารที่ส่งออกภายนอก โดยแบ่งออกเป็น 2 ลักษณะ มีขั้นตอนการปฏิบัติ ดังนี้
3.1.1.หนังสือภายนอก
3.1.1.1 ให้ตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วน ของหนังสือ
3.1.1.2 บรรจุซองแล้วปิดผนึก จ่าหน้าซองถึงผู้รับและผู้ส่งให้ชัดเจน
3.1.2.หนังสือส่งภายใน
3.1.2.1 ให้ตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วนของหนังสือ
3.2 ลงทะเบียนหนังสือ โดยการกรอกเลขทะเบียนส่ง จากหน่วยงานผู้ส่ง ถึงหน่วยงานผู้รับ ลายมือชื่อผู้รับ และวันที่รับหนังสือนั้น หากเป็นหนังสือเร่งด่วนจะส่งเอกสารผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-mail) ไปหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง และจึงประสานงานทางโทรศัพท์ facebook line e-mail เพื่อตรวจสอบการรับหนังสืออีกครั้ง
- การยืมหนังสือ
การยืมหนังสือที่ส่งเก็บแล้ว ให้ปฏิบัติดังนี้
4.1 ผู้ยืมต้องแจ้งให้ทราบว่าเรื่องที่ยืมนั้นจะนำไปใช้ในงานใด
4.2 ผู้ยืมจะมอบหลักฐานการยืมให้เจ้าหน้าที่เก็บ แล้วลงชื่อรับเรื่องที่ยืมไว้ในบัตรยืมหนังสือและให้เจ้าหน้าที่เก็บรวบรวมหลักฐานการยืมเรียงลำดับ วัน เดือน ปี ไว้เพื่อติดตามทวงถาม ส่วนบัตรยืมหนังสือนั้น ให้เก็บไว้แทนที่หนังสือที่ถูกยืมไป
4.3 การยืมหนังสือระหว่างหน่วยงาน ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าหน่วยงานหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
4.4 การยืมหนังสือภายในหน่วยงานเดียวกัน ผู้ยืมและผู้อนุญาตยืมต้องเป็นหัวหน้าหน่วยงานหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายการให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือ จะกะทำมิได้ เว้นแต่จะให้ดูเพื่อคัดลอกหนังสือ ทั้งนี้จะต้องได้รับอนุญาตจากหัวหน้างานหรือผู้ที่ได้รับหมายเท่านั้น
- การทำลายหนังสือ
งานสารบรรณได้จำแยกการทำลายเอกสารเป็น 3 ส่วนดังนี่
5.1 หนังสืองานประชาสัมพันธ์ทั่วระยะเวลาในการเก็บรักษา 1 ปี
5.2 หนังสืองานประชาสัมพันธ์ที่อ้างอิงเกี่ยวกับงาน เช่น เอกสารประกอบการพิจารณาต่าง ระยะเวลาในการเก็บรักษา 3 ปี
5.3 เอกสารอ้างอิงเกี่ยวกับการเรียนการสอน เช่น ข้อสอบ ผลการเรียนฯ เป็นต้น ระยะเวลาในการเก็บรักษา 5 ปี
เมื่อผ่านระยะเวลาในการเก็บรักษางานสารบรรณจะดำเนินการทำลายเอกสารด้วยเครื่องตัดมือโยก